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セミナー向けの業務ワークフロー図と4つのデモを作成・ご提供。
次はここ1
STEP 1 業務ヒアリング & 要件定義
図の各業務の実態を伺い、自動化する範囲・入出力・人の確認点を要件化。
その先2
STEP 2 PoC → 実装
優先業務から試作・検証し、実運用へ。効果を見ながら横展開。
ヒアリング & 要件定義の対象（ワークフロー図の各業務）
各業務について「伺うこと」と「要件として決めること」を整理しました。商談で見えてきた論点をベースにしています。
① FAX受発注 → kintone自動入力
受注FAX・検収書を起点にした受注記録の自動化
伺うこと
- FAXサーバー（イメージウェアデスクトップ）のフォルダ振り分けの仕組み
- 受注FAX原本・検収書の保管場所とファイル形式
- 現在のGeminiでの読取設定（どこまで自動化済みか）
- 共通商品IDの整備状況、各社の発注書フォーマット
決めること
- 自動入力のトリガー（検収書の格納を起点にするか）
- kintone入力は一括か／一日一行か（売上速報の必要性）
- 未納品行の除外ロジック（受注データを正に確認）
- 人の確認ポイント（確認フェーズの設計）
主な情報源：内勤マネージャー／現行Geminiワークフロー設定の担当者
② 発注先 自動判定（メーカー／商社サイトへ発注）
カテゴリ・価格・納期にもとづく仕入先の選定
伺うこと
- カテゴリ別の発注先ルール（トナー＝キヤノン／文具＝卸各社／工具＝専門商社 等）
- 価格・納期・発注単位の判断基準、在庫確認の手順
- 納期が長い場合のお客様連絡など例外処理
- 各メーカー／問屋サイトの入力仕様
決めること
- 発注先判定ロジックの組み方（どこまで自動化可能か）
- 打ち直しの自動化範囲（サイト入力の扱い）
- 「要確認」に回す条件と人の承認フロー
主な情報源：内勤マネージャー／発注担当
③ 受注・発注突合（抜け漏れチェック）
kintone受注記録 × 発注明細／支払明細の照合
伺うこと
- 現在の突合の手順（単品としては実施・つながりは未連携）
- 抜け漏れの種類：価格／入力漏れ／請求先（部署）コード
- 取引量（単価300〜500円 × 数百行 等）
決めること
- 突合の基準・許容差、突合のタイミング
- 差異の通知方法（誰に・どう出すか）
- 共通型番のさらなる整備による精度向上
主な情報源：内勤マネージャー／入力担当
④ 数字のズレ検出
クレド原価 × 仕入請求書 × 棚卸（利益を守る）
伺うこと
- ズレの3パターン：①原価マスタ未更新で粗利過大 ②請求漏れ（売上ステータス未変更） ③前受金・計上タイミング
- クレドへの入力実態（一括入力ユーザーでは機能しない点）
- 仕入請求書の様式・着信タイミング（出荷／着荷ベース）
決めること
- 機能を分ける：大口案件の抜け漏れ ／ 商品マスタ価格設定ミス
- どこで・どの工数でチェックするか
- 「気づくスピード」の設計（請求書着信を起点に）
主な情報源：内勤マネージャー／経理（TKC・クレド）
⑤ 売上レポート → Chatwork通知
kintone・クレドのデータをMCP連携し前年比・カテゴリ分析
伺うこと
- クレド（自社システム）のデータ取得方式（CSV出力可／API／DB）
- kintone入力タイミングのバラつき（速報性の課題）
- 見たい指標：前年比・カテゴリ別・進捗
決めること
- データ接続方法（最低限kintoneからは取得可能）
- レポート項目と粒度
- 通知先・頻度（週次サマリー／月次分析）
主な情報源：内勤マネージャー／経営層
ヒアリング対象
内勤マネージャー様
業務・営業所を幅広く把握。受発注〜突合〜入力の全体像の中心。
現行ワークフロー設定者
GeminiでのFAX読取・発注一覧表を設定したご担当。実態の確認。
クレドの技術確認
自社オリジナル販売管理。データ取得方式（CSV/API/DB）の調査。
進め方
1
詳細ヒアリング会の設定
内勤マネージャー様にご同席いただき、各業務の実態・判断ルールを伺う。
2
帳票・フォーマットの収集
各工程の発注書・検収書・支払明細などの様式を共有いただく。
3
ワークフロー要件定義書の作成
自動化範囲・入出力・例外処理・人の確認点を明文化。技術調査（クレド連携）も併行。
4
優先順位づけ → PoC
効果と実現性から着手順を決定。FAX受発注ズレ検出が優先候補。
留意点（商談で確認した点）
- 業務の振れ幅が大きいため、定義がされていないと自動化はできない。まず実態の言語化が必要。
- 販売実績システム（メトロ）は入替予定。売上トレンド分析系はその後に着手するのが望ましい。
- クレドへ一括入力されているお客様では、突合・ズレ検出が機能しないケースがある。前提の整理が必要。
既存資料の活用
すでにご共有いただいている資料をヒアリング・要件定義のベースとして活用します。
業務機能一覧表（大企業／中小企業／サービス／マーケティング／オフィスづくり）— 各業務の現状フローの出発点として、ヒアリングで肉付けします。
プロジェクト管理シート（WBS／要件定義コメント表／機能一覧表／確認表）— 要件定義の記録先として運用します。
クレド連携— データ抽出は「CSV出力可」と確認済み。要件定義の中でAPI／DB接続の可否もあわせて精査します。